2.4.2021 | Unikají vám minuty a hodiny pracovního dne? Sedíte u počítače od osmi ráno a najednou jsou dvě hodiny odpoledne? Čas se zastavit nedá. Ve své moci ale máte převzetí kontroly nad tím, co u počítače děláte.
Správné řízení času zvyšuje pracovní výkon a přispívá k životní spokojenosti. Vyplývá to z letošní analýzy, výsledky ukázaly, že tato změna mírně souvisí s úrovní pohody člověka, výkonem v práci a dokonce i akademickými schopnostmi. Jak tedy dobře uchopit time management a kde začít? Přinášíme vám šest tipů, jak můžete převzít kontrolu nad svým časem stráveným v práci.
1. Stanovte si časové limity
Zvažovali jste někdy, jak dlouho vám bude trvat práce, která vás čeká? Nejčastější chybou je, že si nenastavíte termín a časový rámec pro daný úkol. Bez toho se totiž i ty nejjednodušší projekty mohou protáhnout na několik hodin i dnů. Než s čímkoli začnete, rozhodněte se, jak dlouho by vám to mělo trvat.
Může se stát, že se vám občas nepodaří termín dodržet. Projekt mohl být těžší, než jste čekali, nebo vyžadoval další přípravu, nebo byl vázán na dodání podkladů od jiných kolegů. Smyslem není se vyděsit, pokud překročíte termín, ale jde o nastavení rámce, který vás přiměje mnohem lépe hospodařit s časem a dobře si rozvrhnou vaše konání.
2. Zjistěte, kdo nebo co je žroutem vašeho času
Co přesně jsou věci, které vám ubírají čas na práci? Pokud máte pocit, že vám pracovní den uniká, je pravděpodobné, že některé činnosti marní váš pracovní den. Hledání viníků vám pomůže zefektivnit práci, abyste dokončili to, co máte. Naštěstí existují aplikace a nástroje, které vám s tím mohou pomoci. Pomocí těchto aplikací získáte lepší představu o tom, jak trávíte čas během pracovního dne. Vyzbrojeni těmito informacemi můžete hledat způsoby, jak eliminovat plýtvání časem. Pokud například zjistíte, že kontrolujete Facebook třicetkrát denně, můžete si jej v pracovní době zablokovat.
Toggl Track
Toggl je bezplatný nástroj v prohlížeči, který vám pomůže určit, které úkoly vám stráví čas. Kdykoli během pracovního dne zahájíte něco nového, ať už je to samotná práce s dokumenty nebo odpovídáte na e-maily, můžete sledovat přehled o tom, jak dlouho s úkoly strávíte. Jakmile úkol dokončíte, jednoduše stiskněte „stop“ nebo „pause“. Na konci dne, týdne nebo měsíce si můžete prohlédnout přehled, abyste zjistili, které úkoly trvají nejdéle.
RescueTime
Podobně jako Toggl Track, tak RescueTime běží na pozadí vašeho prohlížeče a automaticky sleduje čas, který strávíte na různých úkolech a webech. Bude například sledovat, když otevřete určité stránky sociálních médií, třeba Facebook, nebo Twitter. Velmi rychle a snadno zjistit, co je žroutem vašeho času. RescueTime má navíc funkci „Focus Time“, která blokuje určité stránky, například weby sociálních médií, pro případ, že opravdu potřebujete něco udělat a nebýt rušeni.
3. Naplánujte si svůj den
Znáte to? Ráno se probudíte, popadnete kávu a sednete k počítači. Co se stane dál? Pokud si sednete a začnete přemýšlet, jak strávit den, utečou vám hodiny drahocenného času. Jedním z nejjednodušších triků pro správu času, které můžete vyzkoušet, je plánování programu předem. Na konci každého pracovního dne si vyhraďte deset minut a naplánujte si úkoly na následující den. Druhý den se pak můžete rovnou pustit do práce bez zbytečných prodlev. Navíc vám zbude čas na rodinu, přátele i sport.
4. Omezte čas strávený u e-mailu
Věděli jste, že průměrný profesionál tráví 28 % svého pracovního života kontrolou a odpovídáním na e-maily? Ano, je pravděpodobné, že při správě doručené pošty strávíte více než čtvrtinu pracovního dne. Zatímco některé e-maily jsou pro vaši práci nepochybně zásadní, existuje velká šance, že mnoho z těchto zpráv odčerpá vaši produktivitu a čas.
Jedním ze způsobů, jak zlepšit správu času, je omezit, jak dlouho strávíte e-maily. Není třeba říkat, že zde lze najít rovnováhu, protože nemůžete jen zavřít doručenou poštu a předstírat, že neexistuje. Místo toho zkuste přidělit 10 minut každou hodinu kontrole poštovního klienta. Tímto způsobem vás nebudou rušit e-maily, když jste uprostřed plnění úkolů, ale stále můžete zajistit, aby lidé dostávali včasné odpovědi.
5. Upřednostněte svůj seznam úkolů
Možná pracujete, ale ne na správných věcech. Strávit spoustu času organizováním kalendáře nebo změnou podpisu e-mailu není efektivní správa času. Upřednostněte svůj seznam úkolů. Co jsou úkoly, které musíte udělat, a úkoly, které musíte udělat? Můžete začít tím, že vytvoříte seznam všech věcí, které musíte udělat, a každé z nich přiřadíte číslo, které označuje důležitost. Začněte den prací na úkolech s nejvyšším skóre ve vašem seznamu. Budete mít více energie na zvládnutí těchto činností a na jejich nejlepší využití. Pokud máte na konci dne čas, vyzkoušejte některé méně důležité úkoly. Funguje to!
6. Používejte aplikace pro správu času
Aplikace mohou čas „krást“, ale také pomáhat s jeho správou a naším soustředěním na práci.
Todoist
Todoist je aplikace, kterou můžete použít ke správě úkolů na jednom místě a sledování termínů. Napište si seznam všech věcí, které musíte v následujících dnech, týdnech a měsících udělat. Úkoly můžete označit podle důležitosti, projektu, typu a dalších. Když dokončíte úkol, zaškrtněte jej. Sbírejte „karma body“, pokud důsledně plníte úkoly včas.
Noisli
Jste snadno rozptýlení? Odradí vás jediný zvuk od práce? Pokud se vám kvůli hluku kolem vás těžko soustředíte na svou práci, je Noisli účinným nástrojem. Tato webová aplikace a její rozšíření pro Chrome nabízí vychlazený hluk pozadí, který vám pomůže zůstat soustředěný a klidný. Můžete si vybrat z řady relaxačních zvukových scén, jako jsou zvuky přírody a hudba.
Sečteno a podtrženo
Time management je dovednost a stejně jako všechny dovednosti, vyžaduje čas a energii. Pokud hledáte způsob, jak zlepšit svou produktivitu a spokojenost, zkuste začít právě zde. Neodkládejte to na zítra, začněte právě teď.