19.8.2020 | Už se vás na úřadě někdo zeptal, jestli máte elektronický podpis a vy jste si řekli, že se nebudete zabývat dalším administrativním výmyslem státní správy? V tomto případě ale nejde o úplně čirý nesmysl. Elektronický podpis vám totiž může ušetřit spoustu času a navíc zabezpečí emaily zasílané citlivé dokumenty, jako jsou například smlouvy.
Velká část komunikace dnes probíhá online, a tak je někdy složité ověřit totožnost protistrany, když si nemůžete nechat osobně podepsat smlouvu nebo zkontrolovat uváděné osobní údaje z občanského průkazu. Vhodnou náhradou může být právě elektronický podpis. Mluvíme o tzv. e-podpisu, ale reálně jde o kvalifikovaný certifikát, kterým se podepíšete, nebo zašifrujete elektronickou poštu.
E-podpis využijete na finančním úřadu i u ČSSZ
Pokud máte zřízený elektronický podpis, může se hodit při elektronickém podávání daňového přiznání, přiznání DPH, při podepisování faktur nebo u přihlášky a odhlášky k nemocenskému pojištění, případně u žádosti o sociální dávky. Svou identitu takto potvrdíte v případě online komunikace se státní správou, s krajskými i městskými úřady nebo se zdravotní pojišťovnou. Ve firmě, v případě komerčního certifikátu, už nebude potřeba tisknout dokumenty, ručně je podepsat a skenovat zpět do systému, jednoduše smlouvu podepíšete elektronicky v Acrobat Readeru DC.
E-podpis přináší několik výhod. Už nebudete muset osobně na úřady kvůli podpisům nebo podání dokumentů, všechno vyřídíte z pohodlí domova online, tisíce dokumentů podepíšete na pár kliknutí a navíc budete míst jistotu, že dokument nikdo bez vašeho vědomí nezmění.
E-podpis se skládá ze dvou částí
E-podpis představuje část soukromou a část veřejnou. Vytvoříte je zároveň, jsou rozdílné, ale jedna bez druhé by nefungovala. Soukromý klíč máte ve svém počítači a chráníte ho jako oko v hlavě. Naopak veřejný klíč je veřejně přístupný. Pomocí soukromého klíče podepisujete a dešifrujete zprávy, které vám vaši obchodní partneři nebo třeba přátelé poslali zašifrované vaším veřejným klíčem. Ten také slouží k ověření pravosti vašeho podpisu.
Jedinečnost certifikátu zaručuje bezpečnost, je potřeba ho ale chránit
Napodobení něčího podpisu je snazší než zneužít soukromý klíč. Je však potřeba ho chránit, tedy nepůjčovat nikomu počítač nebo externí disk, kde máte klíč uložený, nebo nepracovat na neznámém počítači. Soukromý klíč přitom obvykle chrání heslo. Ochrana je ale tak silná, jak silné je vaše heslo. Pokud získáte podezření, že se k vašemu klíči mohl někdo dostat, je potřeba informovat toho, kdo vám certifikát vystavil a ten ho následně přidá na seznam zakázaných.
Vyberte si jednu ze tří tzv. certifikačních autorit
Abyste e-podpis mohli využívat ke komunikaci (nejen) s úřady, musíte si zřídit jeho oficiální formu. Certifikát vám vydá jedna ze tří certifikačních autorit. Ministerstvo vnitra ČR odkazuje na tři možnosti. První certifikační autorita, a. s., si za zřízení kvalifikovaného certifikátu pro ePodpis účtuje 495 Kč, u České pošty zaplatíte 396 Kč a v případě eidentity vás zřízení vyjde na 478 Kč s DPH. Přitom platnost certifikátu je jeden rok a k automatické obnově nedochází. Musíte si ho obnovit sami.
Jakmile si vyberete jednu z autorit a prostudujete si její podmínky, vyplníte žádost o podpis elektronicky a vygenerujete si obě poloviny klíče. Získáte tak soubor se soukromým klíčem a soubor s požadavkem, což je jen veřejná polovina klíče – veřejně dostupné jméno a další identifikační údaje. Následně se musíte vydat vyřídit věc osobně. Společně s ID vygenerované žádosti, poplatkem a dvěma doklady totožnosti se zastavíte na pobočku autority, kde vám certifikát vytvoří. Ve finále certifikát nainstalujete do aplikace, v níž jste klíče generovali, nebo do programu, ve kterém se budete e-podepisovat, například do emailového klienta, a můžete směle začít.
Doplňkem e-podpisu je časové razítko
Časové razítko vám zaručuje, že uvedená data existovala v elektronické podobě v určitém čase a v dané podobě. Poskytne vám tak nezpochybnitelný důkaz o tom, jak váš dokument vypadal v okamžiku, kdy jste ho e-orazítkovali. Jeho výhodou je také to, že prodlužuje platnost dokumentu s elektronickým podpisem minimálně o pět let. Pro představu u České pošty zaplatíte za balíček 350 razítek 847 Kč.